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Solicitud de préstamo
El plazo mínimo para solicitar el préstamo de documentos para exposiciones es de 4 meses antes de la fecha de inauguración.
En el caso de exposiciones fuera del Estado Español el plazo mínimo es de 6 meses. La Biblioteca cederá, en principio, solo las obras insustituibles y directamente relacionadas con el contenido de la exposición, para las cuales se firmará un contrato de cesión entre la Biblioteca i la entidad organizadora.
La Biblioteca puede denegar el préstamo si así lo aconsejan las medidas de seguridad, conservación o otras de carácter científico o técnico.
A) Motivo de la exposición y justificación de la inclusión de las obras solicitadas.
B) Datos de la exposición:
C) Condiciones ambientales de la sala, con indicación de humedad relativa, temperatura, intensidad de luz y tipo de luz utilizada, y el grado de variabilidad o permanencia a lo largo del día.
D) Condiciones de seguridad:
• Lugar de almacenamiento previo y posterior de la instalación definitiva
E) Relación del material solicitado
• Tipología del material
• Autor
• Título
• Lugar, editorial o imprenta (o lugar de producción en los manuscritos)
• Año. En cualquier otro material, datos de producción y publicación
• Volúmenes, tomos (numeración, en publicaciones periódicas)
• Medidas, peso (si son necesarios)
• Soporte técnico del documento (en dibujos, grabados, mapas…)
• Signatura topogràfica
Cesión de documentos
Los contratos de cesión serán formalizados por la dirección de la biblioteca.
Restauración
Cuando a efectos de conservación, sea necesario restaurar alguna pieza, los gastos originados por este procedimiento irán a cargo de la entidad organizadora.
Por razones de seguridad e identificación, antes de salir de la Biblioteca de Montserrat, los documentos se digitalizarán. Las copias de seguridad quedarán en propiedad de la Biblioteca de Montserrat.
La persona o entidad solicitante debe hacerse cargo de los costes de reproducción del material prestado para hacer la copia de seguridad para la biblioteca, además de los gastos de gestión, seguro, transporte e inspección que se convenga, y de las reproducciones solicitadas para ilustrar los catálogos de las exposiciones, siempre de acuerdo con cada convenio de cesión.
El precio por hora vigente en concepto de gestión de entrega del material bibliográfico para exposiciones es de 20 euros/hora. La biblioteca debe entregar un presupuesto previo a la realización del trabajo para la conformidad de la persona solicitante.
Los precios de las reproducciones se pueden consultar en la página web de la biblioteca de Montserrat.
Acta de entrega
Las obras serán retiradas de la biblioteca por personal acreditado mediante la firma de un acta de entrega. En este acta se indicará cualquier dato que se considere oportuno destacar.
Autorización de exportación
La exportación temporal de piezas para exposiciones fuera del país estará condicionada por la autorización del Departamento de Cultura de la Generalitat (Dirección General de Patrimonio Cultural), después de oír la Junta de Calificación, Valoración y Exportación Bienes del Patrimonio Cultural de Catalunya y al Ministerio de Educación y Cultura, después de oír la Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español. La entidad organizadora será la responsable de los trámites de aduanas.
Seguro
Antes de retirar las obras que la Biblioteca de Montserrat cede en préstamo temporal, el solicitante deberá entregar a la biblioteca el certificado de la póliza del seguro concertado, donde la biblioteca debe aparecer como entidad beneficiaria, por el importe en que la biblioteca haya valorado las obras. La póliza deberá cubrir todas las piezas, durante todo el tiempo en el que los documentos estén fuera de la biblioteca por riesgo de pérdida, robo o cualquier otro daño o deterioro aunque sea por causa mayor, y deberá incluir también el transporte.
La Biblioteca de Montserrat se reserva el derecho de no aceptar la entidad aseguradora propuesta por la entidad organizadora.
Montaje de las obras
Cuando a efectos de conservación sea necesario realizar un montaje de preservación especial, los gastos generados por estos procesos irán a cargo de la entidad organizadora.
La entidad organizadora no podrá manipular el material cedido.
Embalaje y transporte
El traslado de las piezas desde la Biblioteca de Montserrat hasta el lugar de la exposición se hará con las condiciones de seguridad adecuadas y por personal especializado en ese tipo de traslados, que será el encargado de aportar los materiales necesarios para proteger los documentos.
La fecha de embalaje y transporte será acordada entre el comisario y la Biblioteca de Montserrat.
Bajo ningún concepto, excepto por fuerza mayor, las piezas cedidas en préstamo no podrán hacer otro camino, fuera del recinto de la exposición que no sea el de su retorno a la Biblioteca de Montserrat. Si se produce una causa de fuerza mayor deberá ser comunicada inmediatamente a la Biblioteca de Montserrat.
Todos los gastos ocasionados en el traslado de las piezas, además de otros producidos como consecuencia de esta operación, serán a cargo de la entidad solicitante.
La Biblioteca de Montserrat se reserva el derecho de rechazar la empresa de transporte propuesta por los organizadores.
Medidas de conservación
La entidad organizadora deberá garantizar la seguridad y la conservación de los documentos expuestos mediante una vigilancia permanente, sistemas de detección y extinción de incendios y controles ambientales de humedad, temperatura y luz. En ningún caso la luz solar no reflejará directamente a las obras. Las fuentes de luz deberán tener filtro. No se autorizan las fotografías con flash por parte de los visitantes a la exposición. Las piezas se instalarán en vitrinas o otras instalaciones de seguridad y con las condiciones necesarias para que el material expuesto no resulte perjudicado. Según el tipo de material, se especificarán en anexo las condiciones exigibles.
La Biblioteca de Montserrat se reserva el derecho de inspeccionar las condiciones de instalación y seguridad de las salas de exposiciones y de retirar las piezas en cualquier momento si se observa alguna deficiencia o riesgo grave que ponga en peligro su conservación. La cobertura de los gastos generados irán a cargo de la entidad solicitante.
Reproducción de documentos y catálogo
El préstamo de la obra no autoriza al prestatario a realizar ninguna clase de reproducción. En el caso que el solicitante quiera reproducir la obra deberá pedir a la Biblioteca de Montserrat la autorización pertinente.
En el caso de solicitudes para el catálogo de la exposición se debe indicar las características y su tiraje. En caso de ser concedida la autorización, la reproducción de la obra para ser incluida en el catálogo será realizada por la Biblioteca de Montserrat, y los gastos irán a cargo del solicitante de la reproducción. Una vez editado se deberán entregar dos ejemplares a la Biblioteca de Montserrat.
De acuerdo con la legislación vigente, la entidad organizadora deberá gestionar la autorización previa de aquellas obras que no sean de dominio público.
Se deberá indicar la colaboración con la Biblioteca de Montserrat en cualquier información dirigida a los medios de comunicación, además de todos los documentos de difusión y en el catálogo de la exposición. La Biblioteca se debe citar: BAM (Biblioteca de la Abadía de Montserrat).
Correo
Cuando la Biblioteca de Montserrat considere oportuno que un correo de la biblioteca supervise el transporte y la instalación de las obras en las salas de exposiciones, la cobertura de los costes generados irán a cargo del solicitante del préstamo.
Devolución
Una vez finalizada la exposición, dentro del período de cobertura del seguro y, en todo caso, dentro de un período máximo de diez días, las piezas deberán ser devueltas a la Biblioteca de Montserrat siguiendo el mismo procedimiento y con las mismas medidas de seguridad que a la salida. Al recibir las obras, y antes de firmar el acta de recibo, la biblioteca revisará el estado de conservación de los documentos devueltos para comprobar si se ha producido algún desperfecto.
Si se hubiese producido alguna incidencia de cualquier tipo, se incluirá una nota en el acta de devolución para poder pedir responsabilidades, si es necesario. En caso de litigio, ambas partes se someterán a la jurisdicción de los tribunales de Barcelona.
Durada de las exposiciones
El préstamo se hará para una única exposición estable. En caso de exposiciones itinerantes es necesario hacer una nueva solicitud que valorará la Biblioteca de Montserrat. Un mismo ejemplar podrá ser expuesto hasta un máximo de cuatro meses por exposición, y de seis meses al año, excepto que la acumulación lumínica que deba soportar lo desaconseje. Pasado este período, este ejemplar no se podrá exponer durante los cuatro años siguientes. Una prórroga de las fechas de las exposiciones exigirá la reconsideración de los trámites complementarios. La Biblioteca de Montserrat se reserva el derecho de no aceptar este prolongamiento.
Tel.: 938 77 77 68
E-mail: biblioteca@abadiamontserrat.net
Dirección: Abadia de Montserrat, Biblioteca
08199 Montserrat – Barcelona
